April 14

Chatbot für deinen Bewerbungsprozess

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Automatisierung - Chatbots - Bewerbungsprozess

Nutze einen Chatbot für deinen Bewerbungsprozess

Kostenfreie Vorlage und Schritt-für-Schritt Anleitung

Von Sami Mohr - Update 14.04.2020

Der folgende Artikel soll dir ein Werkzeug an die Hand geben, mit dem du deinen Bewerbungsprozess beschleunigst. Du wirst die Möglichkeit haben mit deinem Bewerber ein einfaches Vorstellungsgespräch zu haben. Das Bewerbungsgespräch führt dann ein Chatbot für dich.

Stellenangebot und Vorstellungsgespräch in Einem

Immer mehr Unternehmen nutzen für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter Facebook Werbeanzeigen. Ein Klick auf die Werbeanzeige führt den Bewerber dann meist auf eine unternehmenseigene Website oder ein Jobportal. Was ist aber, wenn es die Möglichkeit gäbe, dass der Bewerber auf Facebook verbliebe und mit dir eine Konversation startet?

Eine Konversation die du leitest. In der du gezielt Fragen stellen kannst, um deinen Bewerber besser kennen zu lernen.

Welchen Nutzen bietet ein Chatbot in einem Bewerbungsverfahren?

Ein Chatbot eröffnet dir neue Wege deinen Bewerbungsprozess zu optimieren. Während du bisher nur Bewerbungsunterlagen empfangen konntest, hast du jetzt die Möglichkeit deinen Bewerber besser kennen zu lernen. Nutze den Chat, um einem Bewerber Fragen zu stellen.

Du hast so beispielsweise die Chance deinen Bewerber zu fragen, wie viele Jahre Berufserfahrung er oder sie schon sammeln konnte, welches die größte berufliche Herausforderung gewesen ist oder bei welchem Projekt er oder sie spezielle Kenntnisse erwerben konnte.

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Wie läuft der Bewerbungsprozess ab? 

Wie jeder Bewerbungsprozess startet auch dieser mit der Veröffentlichung einer Stellenanzeige. Natürlich hast du die Möglichkeit die Stellenausschreibung auf einem Jobportal zu tätigen. Wir legen unseren Fokus dieses Mal jedoch auf die sozialen Netzwerke.

In der ersten Lektion lernen wir, welche Optionen dir Facebook für eine Stellenausschreibung an die Hand gibt. Letztlich kannst du den Beginn deines Bewerbungsprozesses überall dort setzen, wo man einen URL einfügen kann: Instagram Stories, LinkedIn Beitrag, Twitter Post, WhatsApp Status, Snapchat oder YouTube Video. Die Optionen sind wie das Universum: (nahezu) grenzenlos.

In der ersten Lektion lernen wir, welche Optionen dir Facebook für eine Stellenausschreibung an die Hand gibt. Letztlich kannst du den Beginn deines Bewerbungsprozesses überall dort setzen, wo man einen URL einfügen kann: Instagram Stories, LinkedIn Beitrag, Twitter Post, WhatsApp Status, Snapchat oder YouTube Video. Die Optionen sind wie das Universum: (nahezu) grenzenlos.

Sobald wir den ersten Schritt getätigt haben, beginnen wir mit unserem Setup. Wir lernen unseren Chatbot kennen.

Chatbots oder nur Bots sind in der jüngsten Vergangenheit häufig negativ aufgefallen. Sie werden häufig für Spam-Nachrichten oder (gekaufte Klicks) "Fake Klicks" verwendet. Dabei haben Chatbots in den vergangenen Jahren ein extrem rasanten Aufstieg erlebt was ihre Nützlichkeit und ihre Intelligenz betrifft. Das wollen wir uns zunutze machen. Ein Auto ist ja auch nicht per se schlecht nur weil es einzelne als Fluchtfahrzeug nutzen.

Intelligente Chatbots mit Manychat erstellen

Um unseren Chatbot zu erstellen nutzen wir die Plattform Manychat. Manychat bietet dafür ein hervorragendes und leicht zu bedienendes User-Interface, wobei glücklicherweise keine Kenntnisse im Bereich Programmierung benötigt werden.

Manychat beruht auf einer sogenannten “Drag and Drop Content-Builder” Struktur. Die einzelnen Bausteine kannst du mit der Maus an die entsprechenden Stellen setzen - die Programmierung erfolgt dann im Hintergrund. Du wirst von der einfachen Bedienbarkeit Manychats begeistert sein.  Den ersten Schritt müssen wir trotzdem erledigen: anmelden und einrichten.

Installiere die kostenfreie Chatbot Vorlage

Erstellen wir den Chatbot in mühevoller Kleinarbeit komplett von Beginn an neu? Nein. Ich habe für deine Bedürfnisse bereits eine Vorlage erstellt, die mit zwei Klicks installiert werden kann.

Die Vorlage enthält insgesamt 13 selbständige Bausteine. Ein Baustein dient dir beispielsweise dazu die Kontaktdaten des Bewerbers abzufragen. Andere Bausteine ermöglichen es dir Fragen zu stellen, Bestätigungen per E-Mail zusenden oder sogar interessierte Bewerber noch einmal an die Beendigung des Bewerbungsprozesses zu erinnern.

Erstellen wir den Chatbot in mühevoller Kleinarbeit komplett von Beginn an neu? Nein. Ich habe für deine Bedürfnisse bereits eine Vorlage erstellt, die mit zwei Klicks installiert werden kann.

Die Vorlage ist auch das Herzstück deines neuen Bewerbungsprozesses. Hier entscheidest du auf welche Art und Weise du deinen Bewerber kennenlernen willst. An einem praktischen Beispiel zeige ich dir, wie du die einzelnen Bausteine zusammenfügt und so deinen optimalen Bewerbungsprozess erstellst.

Die Chatbots von Manychat sind natürlich nicht nur extrem nützlich für einen Bewerbungsprozess. Die Liste weitere Anwendungsbereiche ist endlos: nutze einen Chatbot um deinen Kundenservice zu automatisieren. Erhalte mit einem Chatbot Bestellungen für dein lokales Restaurant. sende deinen Patienten eine Erinnerung für den anstehenden Termin.

Ich werde dir zwar an einem konkreten Beispiel erklären, welche Aufgaben die Bausteine übernehmen. Du wirst aber im Anschluss in der Lage sein, einen eigenen Chatbot für andere Bereiche deines Unternehmens zu erstellen.

Insert Image

In der nachfolgenden Grafik siehst du den Prototyp des ersten Bewerbungsablaufs. Die erste Nachricht (1), die der Bewerber sieht, enthält Informationen zu dem Bewerbungsprozess. Es ist wichtig, dass du deine Bewerber vorab vermittelst, was ihn erwartet. Auf die Nachricht folgt dann der Aufruf, Bewerbungsunterlagen per E-Mail einzureichen. Es folgen Fragen wie “wo siehst du dich in 5 Jahren?” und “was war deine größte berufliche Herausforderung?”, gefolgt von den Kontaktdaten des Bewerbers. Zuletzt findet ein Datenexport statt und der Bewerber erhält eine Bestätigung per E-Mail.

Wie sehe ich die Antworten des Bewerbers? 

Du möchtest natürlich die Antworten des Bewerbers auf die von dir gestellten Fragen auswerten. Dafür hast du drei verschiedene Möglichkeiten:

  1. Du nutzt die Nachrichtenfunktion von Facebook 

  2. Du nutzt die Nachrichtenfunktion von Manychat

  3.  (Favorisierte Lösung) Du exportierst die Antworten in eine Datenbank.

Warum ist der Export der Antworten in eine Datenbank so sinnvoll?

Es spricht nichts dagegen die Auswertung der Antworten in dem Chat Fenster von Facebook oder von Manychat vorzunehmen. Schließlich erhältst du immer die gleichen Antworten. Der Export in eine externe Datenbank hat hier doch 2 entscheidende Vorteile:

Erstens der Export in die Datenbank findet nur dann statt, wenn der Bewerber den Bewerbungsprozess vollständig durchlaufen hat. In dem Chat-Fenster dagegen siehst du nicht, ob der Bewerber alle Fragen beantwortet hat.

An zweiter Stelle ist jedoch die bessere Übersicht entscheidend. In der externen Datenbank (Wir Nutzen für unsere Demonstrationszwecke Google Sheets (jeder andere Datenbank wie AWS, Google Cloud und andere sind natürlich ebenso effektiv) siehst du alle deine Antworten in einer Tabelle aufgelistet. Du bist in der Lage die verschiedenen Bewerber direkt miteinander zu vergleichen. Du kannst mit Hilfe von Filtern deine Auswahlkriterien sortieren. Der Export der Antworten in eine Datenbank spart dir somit sehr viel Zeit!

Wie kann sich der Bewerber sicher sein, dass er alles richtig gemacht hat?

Mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit hat dein Bewerber einen solchen Bewerbungsprozess noch nie durchlaufen. Es ist daher notwendig ihm ein Gefühl von Sicherheit zu vermitteln. Aus diesem Grund sehen wir uns genauer an, wie du den Bewerber zum Abschluss des Bewerbungsprozesses eine Bestätigungs-E-Mail sendet. Die E-Mail wird an die E-Mail-Adresse versendet, die der Bewerber im Verlauf des Prozesses eingegeben hat.

Erhalte ich auch eine Beachrichtigung, wenn es eine neue Bewerbung gibt?

Sobald der Datenexport abgeschlossen ist, erhältst du eine E-Mail. In unserem Beispiel verbinden wir dafür Google Sheets mit unserem Gmail Konto. Jedes Mal, wenn es eine neue Bewerbung auf deine Stelle gibt, wird automatisch eine nachricht an Dich versandt. 

Wie kann ich Retargeting nutzen?

Es kann durchaus passieren, dass dein Bewerber den Prozess beginnt, ihn aber nicht abschließt. Dafür kann es dutzende Gründe geben: Ablenkung, zu viele Fragen,usw. Es wäre allerdings schade, wenn dieser Bewerber sehr vielversprechend ist, er jedoch den Bewerbungsprozess nicht beendet.

Ähnlich wie bei Online-Shops kannst du dir daher dass sog. "Retargeting" zunutze machen.

Exkurs: Retargeting

Wenn ein Kunde deine Webiste oder deinen Online-Shop besucht, kannst du das Erfassen sog. "tracken". Vor allem Google und Facebook stellen dir dafür Codezeilen (sog. "Snippets") zur Verfügung, die du in deine Website integrieren kannst. Ein bei Facebook oder Google angemeldeter Besucher wird dann erfasst und als dein Websitenbesucher registriert.

Verlässt der Kunde deine Website und unterlässt er dabei die von dir beabsichtigte Handlung (zB. Kauf, Anruf, Ausfüllen eines Formulares,usw.) kannst du ihm auf den sozialen Netzwerken erneut eine Werbeanzeige zeigen. Der Vorteil ist dabei, dass Google und Facebook den Nutzer als deinen Websitenbesucher identifizieren und ihn deshalb gezielt deine Werbeinhalte anzeigen. Ohne das Tracking würde der Kunde womöglich nicht mehr mit deinem Unternehmen in Kontakt kommen.

Retargeting hat deshalb eine hohe Erfolgsrate, da der Kunde bereits eine Vertrauensbasis zu dir aufbauen konnte. Er kennt dein Unternehmen und hat sich bereits Interesse an deinem Produkt oder deiner Dienstleistung gezeigt.

Für unseren Bewerbungsprozess besteht die Idee darin, den Bewerber mit einer Nachricht an die Beendigung des Bewerbungsprozesses zu erinnern. Diese kann etwa wie folgt lauten:

"Hallo! ich habe gesehen, dass du unseren Bewerbungsbogen noch nicht vollständig ausgefüllt hast. Beantworte jetzt die letzten Fragen. Wir freuen uns auf deine Bewerbung."

Die Wahrscheinlichkeit, dass dein Bewerber dann den Bewerbungsprozess ausfüllt, ist sehr hoch. Ähnlich wie beim Retargeting von Online-Shops, hast du eine sehr hohe Erfolgsrate.

Kreiere den Bewerbungsprozess nach deinen Wünschen

Nachdem du jetzt einen ersten Überblick darüber bekommen hast, was dich erwartet, findest du hier die einzelnen Lektionen noch einmal aufgelistet.

Lektion 1: Anmeldung & Einrichtung
Lektion 2:
Lektion 3
Lektion 4:
Lektion 5
Lektion 6:
Lektion 7
Lektion 8:
Lektion 9

Bist du loszulegen? Dann lass uns mit Lektion 1 Anmeldung & Einrichtung deines Accounts bei Manychat beginnen.

Über den Autor

Sami Mohr

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